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会议结束后该如何进行会务工作反思和总结?

1.会议规模越大(规格越高),越要严控会议成本,开源节流。对报名参会人员要进行"资格“审查"筛选“"过滤“掉不符合条件的"无关人员“,同时做好解释下作,以取得理解;对领导、嘉宾拟携带随从人员或司机参会的,事前一到井行沟通劝解,尽量说服其自行参会;对与会人员及司机用餐作出硬性规定会议期间一律凭餐券(盖承办单位印章)就餐,杜绝"蹭饭“现象;对会议礼品派发划定范围,非境外嘉宾及演讲人不予考虑;对参观考察人员实行提前登记,并在出发前清点、核对人员,蒙混人团或身份不明者予以劝退。
2,研讨会严格照一般会议的流程来操作,就比政务性会议要复杂很多,如:邀讠胄和落实主讲嘉宾、征集及选编论文、确定学术点评人等,这是政务性会议所没有的工亻乍事项,其工亻乍量较大,既耗时又费力。国际研讨会更是如此,会务工作人员对此必须有清醒的认识。
3.会务工作是一项系统性工作,将其分解化整为零、进行分组或分块(划分版块)时,一般都会有"缝隙“出现,就如同切一整个蛋糕,切开后的缝隙是客观存在的,但可以通过人性化服务去弥补这种"缝隙“。抓总人员一定要把握好组与组"接口处“的"缝隙“,用"交集“方式覆盖接口的"缝隙“,确保无缝衔接。
4.会前尤其是会议期间,各组细化内部分工时,最好用列举法把大大小小的每一项工亻乍及其完成时限都清楚地罗列出来,使会议能提供的服务环节一个都不少,能提醒的注意事项一件都不漏。比如对负责会议材料统筹的人员,要使其工作"统筹“到位,就要将其工亻乍事项作一番详细描述:跟进会议、会务所有材料的起草工作;协调、送审、备份(随时备用)相关材料;跟踪材料校对印刷(包括确定份数)、装袋、派发工作,准备会场备用材料(包括发言材料),放置检查主席台使用材料;跟进、收集会后归档的完整材料(列出材料清单),等等。
5.会务人员要充分利用短信平台发布会务信息,做到及时、准确传递各种信息,实现信息"对称“与共享。信息不传递,或传递不及时、不准确,将直接导致工亻乍脱节,或造成被动局面,这方面的失误一定要避免。
6.临时抽调人员承担会务工作,一般都要经过培训,使其了解来龙去脉,熟悉相关情况及操作规则才"上岗“到底,从而使分工不分家的理念切实得以贯彻落实。以免一问三不知。会议期间,还要实行"首问负责制“会务人员有问必答,跟进。
7.外事活动安排特别要分清左和右,确保排位方向正确。明确左右方向的一个有效办法就是,当主方与客方并列而坐,以主方领导的左右手来区分左右;但主方与客方面对面坐,以进门的方向来区分左右。
8.大型会议的组织工作由于"众口难调“,所以服务方面难以做到十全十美。为改进会务工作,提升会议成效,可以事先设计好关于会议效果评估的调查问卷(问卷内容包括议程安排、发言效果、会议材料、会务人员服务、食宿行保障情况、会议总体印象、会议收获、不足之处及建议等),在会议期间发给与会代表填写,以多方面征求意见,帮助改善相关工作,使下一次办会尽可能尽善尽美。

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